Los libros fiscales de registro, qué son y quién debe llevarlos.

Los contribuyentes que realizan actividades empresariales, están obligados a la llevanza de determinados libros fiscales de registro. Dependiendo del tipo de actividad o de la modalidad a la que estén acogidos, tendrán la obligación de llevar unos libros de registro u otros.

Hoy identificamos qué libros de registro está obligado a llevar un empresario. Además, haremos referencia a las novedades que afectaron a los libros fiscales de Registro tanto del IVA como del IRPF en la actualización de su normativa cuya aplicación entró en vigor en 2020.

Libros de registro obligatorios para empresas y autónomos

En general, todas las actividades que se realizan dentro de una empresa se registran contablemente en los Libros de registro.

Por lo tanto, son herramientas esenciales para entender la situación económica y financiera de la empresa, ya que su transparencia refleja la evolución de la actividad.

El origen de esta práctica se encuentra en el Código de Comercio, artículo 25, que establece la obligación de mantener estos registros, permitiendo así un mejor control del progreso empresarial en todo momento.

Estos libros pueden mantenerse mediante sistemas electrónicos o informáticos, y en tal caso, es obligatorio conservar el soporte informático por el periodo de prescripción legal.

Te vamos a contar detalladamente cada unos de los libros de registro y si son obligatorios.

Además de los Libros fiscales de registro, en la empresa también debemos llevar Libros contables y Libros mercantiles:

Libros contables obligatorios

Libro Diario

En el que se registra de forma cronológica todos los movimientos de la actividad económica de la empresa, se anotarán en asientos contables según vayan generándose, cada asiento contable deberá contener la siguiente información:

• Fecha de factura y número
• Cuentas contables implicadas en el asiento, con cargo o abono
• El importe

Libros auxiliares: por qué son tan importantes para contabilidad

Libro de Inventario y Cuentas Anuales

Depósito de las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil

Libros mercantiles obligatorios

Libro de Actas y Libro de socios

Libros fiscales de registro obligatorios

Por último, hablamos de los libros fiscales de registro, que tienen una repercusión especial en el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), pero también en el IRPF y de los que nos ocupamos a continuación.

Libros fiscales de registro obligatorios

Dependiendo del tipo de actividad o de la modalidad a la que estén acogidos, los empresarios tendrán la obligación de llevar unos libros de registro u otros. Veamos cuáles:

Actividad empresarial en modalidad simplificada del método de estimación directa.

Aquellos contribuyentes que desarrollen actividades empresariales cuyo rendimiento se determine en la modalidad simplificada del método de estimación directa estarán obligados a la llevanza y conservación de los siguientes libros registros:

1. Libro registro de ventas e ingresos: Se anotan la totalidad de los ingresos derivados de la actividad y debe contener:

• Número de factura expedida, y en su caso, la serie. Cuando no exista obligación de emitir factura, los ingresos se numerarán correlativamente.
• Fecha de expedición de la factura y fecha de realización de la operación en caso de que sea distinta de la fecha de expedición.
• Nombre y apellidos o razón social y NIF del destinatario.
• Concepto.
• Importe de la operación y, si la operación está sujeta a IVA, la base imponible, el tipo impositivo aplicado y la cuota tributaria.
• Si la operación está sujeta a retención o ingreso a cuenta del IRPF, habrá que diferenciar la base imponible, el tipo de retención y el importe retenido por el destinatario.
• Deberán anotarse por separado las facturas rectificativas.

2. Libro registro de compras y gastos: Se anotarán la totalidad de gastos derivados de la actividad y debe contener:

• Número de factura recibida, y en su caso, la serie. Cuando no exista obligación de reflejar el gasto en factura, los gastos se numerarán correlativamente.
• Fecha de expedición de la factura y fecha de realización de la operación en caso de que sea distinta de la fecha de expedición.
• Nombre y apellidos o razón social y NIF del obligado a su expedición.
• Concepto.
• Importe de la operación y, si la operación está sujeta a IVA, la base imponible, el tipo impositivo aplicado y la cuota tributaria.
• Si la operación está sujeta a retención o ingreso a cuenta del IRPF, habrá que diferenciar la base imponible, el tipo de retención y el importe retenido al emisor.
• Deberán anotarse por separado las facturas rectificativas.

3. Libro registro de bienes de inversión: Se registrarán los elementos patrimoniales afectos a la actividad y debe contener:

• Número de factura, número de documento aduanero o número de recepción.
• Fecha en la que el elemento patrimonial se encuentre en condiciones de funcionamiento.
• Descripción del bien.
• Nombre y apellidos o razón social y NIF del proveedor.
• Valor de adquisición y valor amortizable.
• Método de amortización aplicable.
• Porcentaje de amortización aplicado en cada periodo impositivo y cuota de amortización resultante.
• Amortización acumulada.
• Fecha de baja y, en caso de transmisión, datos de identificación de la operación.

Actividad empresarial sin carácter mercantil en régimen de estimación directa.

Estarán obligados a la llevanza y conservación de los siguientes libros registros:

a) Libro registro de ventas e ingresos.

b) Libro registro de compras y gastos.

c) Libro registro de bienes de inversión.

Actividades profesionales en método de estimación directa.

Los contribuyentes que desarrollen actividades profesionales cuyo rendimiento se determine por el método de estimación directa, en cualquiera de sus modalidades, estarán obligados a la llevanza y conservación de los siguientes libros registros:

1. Libro registro de ingresos.
2. Libro registro de gastos.
3. Libro registro de bienes de inversión.
4. Libro registro de provisiones de fondos y suplidos.

• Número de anotación.
• Naturaleza del movimiento: provisión de fondos o suplido.
• Fechas en que las provisiones o suplidos se hubieran producido o pagado.
• Importe.
• Nombre y apellidos o denominación social y NIF del pagador de la provisión o perceptor del suplido.
• Número de factura o numeración que le corresponda.

Actividades empresariales en método de estimación objetiva.

Los contribuyentes que desarrollen actividades empresariales cuyo rendimiento se determine mediante el método de estimación objetiva, estarán obligados a la llevanza y conservación de los siguientes libros registros:

1. Cuando deduzcan amortizaciones, estarán obligados a llevar un libro registro de bienes de inversión.
2. Cuando realicen actividades cuyo rendimiento neto se determine teniendo en cuenta el volumen de operaciones, habrán de llevar un libro registro de ventas e ingresos.

Es importante conocer que, en caso de realizar varias actividades, se deberán llevar libros independientes para cada una de ellas.

Además, deberán de conservarse todos los justificantes, facturas y demás documentos acreditativos que se reflejen en los libros de registro durante el plazo máximo de prescripción.

Ten en cuenta que el «Reglamento Veri*factu» ya está aprobado desde diciembre de 2023 y supone el envío de los registros de facturación a la sede electrónica de la Agencia Tributaria en el momento de su producción y todas las empresas y autónomos obligados, deberán adaptarse a la norma con plazo hasta el 1 de julio de 2025.

El «Reglamento Veri*factu» ya está aprobado.

Regulación de los Libros fiscales obligatorios

Los libros de Registro tanto del IVA como del IRPF fueron objeto de novedades relevantes cuya aplicación entró en vigor en 2020. Estos libros fiscales obligatorios presentaron cambios que repasamos a continuación. 

1. NIF de la contraparte: A partir de de su entrada en vigor, en el año 2020, tiene que anotarse en los libros de IRPF el NIF de la contra parte de la operación que estemos reflejando.
2. Asiento resumen diario: En las situaciones en las que las facturas expedidas no necesiten la identificación del destinatario (ej: facturas simples), la anotación individualizada puede sustituirse por un asiento resumen diario.
3. Compatibilidad: Uno de los objetivos de estos cambios es tratar de homogeneizar la normativa con otros conceptos previstos en otros impuestos. Así, en su artículo 12 se establece que los libros registros regulados en esta orden pueden ser utilizados a efectos del IVA, siempre que se ajusten a los requisitos que se establecen en el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido (Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre).
4. Ayuda en la web: La Agencia Tributaria ha publicado en su web un formato tipo de los libros escritos.

Si quieres asegurarte de cumplir con la normativa aplicada en los libros de registro, no dudes en ponerte en contacto con nosotros, asesoría fiscal ASELEC Consultores. Estaremos encantados de poder ayudarte. 

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