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Aunque la mayoría de las personas reconocen una factura o están familiarizadas con ellas, cuando hablamos de factura proforma no es tan fácil. Si no tienes claro qué es o para qué sirve, sigue leyendo este artículo donde desarrollaremos el concepto de la factura proforma o contacta con una asesoría fiscal en Murcia.
Qué es una factura proforma y cuáles son sus usos
Una factura proforma es un documento diferente de la factura definitiva que se emite antes que esta y que se envía a los clientes con el objetivo de detallar las condiciones de la venta. Con este documento se declara el compromiso del vendedor de proporcionar los bienes o servicios detallados en la factura proforma.
Aunque los usos que puede tener la factura proforma pueden ser muy variados, los más habituales son los siguientes:
- Petición de préstamo. Cuando se va a pedir un préstamo, la entidad de crédito que lo va a facilitar acepta la factura proforma como documento que acredita la venta o prestación de servicio.
- Creación de presupuestos. Se usa como sustitutivo del presupuesto para enviar a los clientes especificando todos los aspectos relacionados con la venta, además de darle un aspecto más formal.
- Justificante de envío. Si enviamos productos sin coste al extranjero, como muestras de nueva mercancía, se envía la factura proforma como justificante de envío de los productos. También es posible utilizarla para tramitar licencias de importación.
- Borrador de facturas. De forma previa al envío de la factura definitiva, se puede enviar la factura proforma con la finalidad de que el cliente confirme que toda la información incluida en la misma es correcta. Así, se podrá modificar y enviar la factura definitiva con todos los datos correctos, ya que esta no podrá modificarse.
Características de las facturas proforma
Aunque es muy similar a la factura definitiva, es importante conocer las características que deben tener las facturas proforma cuando son emitidas.
- Se debe incluir en el documento un título donde se especifique que es una factura proforma. Esto sirve para diferenciar claramente esta factura de la definitiva.
- Fecha de emisión.
- Datos del emisor y vendedor. Estos deben incluir: nombre o razón social, NIF o CIF y domicilio fiscal.
- Datos del cliente. Al igual que en los datos del emisor, debe incluirse: nombre, NIF y domicilio fiscal.
- Descripción de los productos o servicios objeto de la transacción, así como los precios unitarios de cada uno de ellos.
- Total de la factura, indicando precio total neto, cuota de IVA e importe bruto.
- No se incluirá numeración correlativa con las facturas definitivas.
- No es obligatorio numerarlas.
- No tiene validez fiscal ni contable.
Además, la factura proforma cuenta con la ventaja de que puede realizarse en la mayoría de programas de facturación y, posteriormente, pueden transformarse en facturas definitivas fácilmente. En caso contrario, los programas no las tienen en cuenta para realizar declaraciones ni para calcular los resultados de la actividad empresarial o profesional.
Diferencia entre una factura proforma y un presupuesto
La principal diferencia entre una factura proforma y un presupuesto es que el segundo es un documento menos formal y que no cuenta con validez alguna. En cambio, la factura proforma contiene más información acerca de la transacción que va a llevarse a cabo y esta es más clara, avanzada y relevante. Además, con la factura proforma las partes se comprometen a respetar lo establecido en ella.
La factura proforma es un documento emitido antes de la factura definitiva y que se envía a los clientes con el objetivo de detallar las condiciones de la venta. Es muy utilizada para pedir préstamos, para sustituir a los presupuestos, como justificante de envío de mercancía o como borrador de una factura definitiva. Al emitir la factura proforma se debe indicar claramente que lo es, así como incluir todos los datos necesarios, como fecha de emisión, datos de emisor y cliente, descripción de los productos e importe. La factura proforma no tiene validez fiscal ni contable y se diferencia del presupuesto en que contiene más información y que, con ella, las partes se comprometen a llevar a cabo la transacción.
