El canal de denuncias

El canal de denuncias Compliance o canal ético se define como una herramienta para detectar presuntas conductas irregulares, en todas las empresas u organizaciones públicas o privadas, tanto en su marco de actuación interno como externo.

Este canal de denuncias interno de las empresas viene de la mano de la  Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. 

La entrada en vigor de esta nueva ley obliga a habilitar un Canal de Denuncias interno para aquellas empresas que cuenten con más de 49 trabajadores, con el objetivo que todos los trabajadores pertenecientes a una organización dispongan de un instrumento que facilite la revelación de infracciones o situaciones irregulares realizadas por los propios empleados o terceras personas que tengan algún tipo de relación con la empresa. Dicho instrumento (canal de denuncias), debe garantizar siempre la confidencialidad del denunciante, así como su protección.  

Anonimato del canal denuncias

En cualquier canal de denuncias se debe garantizar tanto la confidencialidad como la protección del denunciante. Para ello podemos optar entre:

• Compliance Officer: este concepto hace referencia a la persona oficial y profesional encargada del cumplimiento normativo. Será la única que conozca la identidad del denunciante y el hecho o conducta denunciado. De este modo, la investigación es más sencilla, pues será posible establecer una entrevista privada con esta persona para comenzar con la fase de instrucción. 

• Como alternativa, se podrá anonimizar la identidad de los denunciantes, de modo que el Compliance Officer sólo será conocedor del hecho alertado e irregular pero no tendrá constancia de la persona denunciante. En este caso, no es posible determinar de modo inmediato a quién le podemos pedir más detalles o formular cuestiones concretas sobre el contenido de su aviso. Si optando por esta alternativa, se produjese un incremento de falsas denuncias, será necesario poner en marcha un protocolo de inhibición del impacto en el propio canal, como la incorporación de medidas disciplinarias correctoras o la investigación de indicios de falsedad. 

Implementación y requisitos del canal denuncias

Existen diferentes métodos a elección de la empresa y sus necesidades. Será posible canalizar las denuncias a través de un correo electrónico concreto, a una extensión telefónica o a una aplicación interna diseñada al efecto. Siguiendo las directrices aportadas por el Informe jurídico de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) nº 128/2007, el canal de denuncia interna debe ser:

• Gestionado por la propia empresa con obligación de confidencialidad y respeto de protección de datos. La empresa debe hacer una recopilación de los informes. 
• Organización específica e independiente de cualquier departamento de la empresa. El sistema será organizado de manera telefónica o presencial. A estos datos, sólo tendrá acceso el Compliance Counter. 
• Cualquier persona podrá ser denunciante o denunciado; el sistema ha de permitir conocer los datos del denunciante y del denunciado. 
• Se deberá implantar medidas de seguridad de nivel básico. Será necesario informar a las personas trabajadoras con carácter previo: al denunciado se informará en el plazo más breve posible de los hechos denunciados y, los datos serán cancelados en un plazo máximo de dos meses tras el fin de las investigaciones si los hechos no hubieran sido probados. 

¿Qué organizaciones deben tener un canal de denuncias?

• Todas las organizaciones con 50 o más trabajadores, ya sean del sector público o privado.
• Sujetos obligados por la Normativa de PBCyFT.
• Aquellas organizaciones que estén obligadas a tener un Plan de Igualdad. 
• Entidades educativas y/o deportivas en las que haya presencia de menores. 
• Organizaciones que requieran certificarse en ISO 37001, 37301 y UNE 19601.
• Para participar en determinadas licitaciones y recibir fondos europeos. 
• Todas las organizaciones que tengan Programas de Cumplimiento Normativo Penal. 
• Entidades públicas de núcleos urbanos de más de 10.000 habitantes. 
• Empresas dedicadas a la seguridad en el transporte. 

Plazos para la inserción del canal de denuncias en la empresa

La ley establece para aquellas entidades con más de 249 trabajadores un plazo de 3 meses, a partir de la publicación en el BOE de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. 

Ante esta regla, existen algunas excepciones:

• Entidades privadas con 249 trabajadores o menos, plazo hasta el 1 de diciembre 2023. 
• Los municipios de menos de 10.000 habitantes, plazo hasta el 1 de diciembre 2023. 

¿Qué sucede si no tengo un canal de denuncias, estando obligado?

El incumplimiento de la obligación de disponer de un canal de denuncias, tendrá la consideración de infracción muy grave, en cuyo caso la sanción podría variar entre 600.001 y 1.000.000 de euros. Además, en caso de brecha de seguridad que suponga la exposición de datos personales, se aplicará también la LOPDGRR/RGPD, contemplada con sanciones de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual de la empresa. 

A parte de estas sanciones, si se origina un problema de corrupción y la empresa no dispone de un canal de denuncias, se le podrá derivar una responsabilidad penal.

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