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Hay un error que se repite con más frecuencia de la que debería en las pymes españolas: un trabajador empieza a trabajar el lunes, y el alta en la Seguridad Social se tramita el martes. O el miércoles. O cuando alguien recuerda que hay que hacerlo.
Ese margen de un día (que puede parecer irrelevante) es suficiente para generar una infracción grave ante la Inspección de Trabajo con una sanción económica significativa. Y el problema no es la mala fe: es el desconocimiento de que el plazo legal no admite excepciones.
Si estás en Murcia y tienes una empresa con empleados, o estás a punto de contratar a tu primer trabajador, este artículo te explica exactamente qué debes hacer, cuándo y con qué documentación, y qué errores evitar para que la incorporación no genere ningún problema con la Administración.
¿Qué es el alta en la Seguridad Social y por qué es obligación del empresario?
El alta en la Seguridad Social es el acto mediante el cual el empresario comunica a la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) que una persona va a prestar servicios laborales para su empresa. Es una obligación exclusiva del empleador: no es el trabajador quien se da de alta, sino la empresa.
Esta comunicación se realiza a través del Sistema RED, la plataforma electrónica de la TGSS, generalmente a través de un autorizado RED (que suele ser el asesor laboral o gestor de la empresa) o directamente desde el portal de la Seguridad Social cuando la empresa gestiona sus trámites de forma autónoma.
El alta en la Seguridad Social no debe confundirse con la comunicación del contrato de trabajo al SEPE, que es un trámite diferente, con su propio plazo y canal. Ambas obligaciones son independientes y deben cumplirse por separado.
Plazos legales para dar de alta a un trabajador
- El plazo general: antes de que el trabajador empiece
La regla es clara y no admite interpretaciones: el alta debe tramitarse antes de que el trabajador inicie su actividad laboral. No el mismo día a última hora, no al día siguiente. Antes. La normativa establece que la comunicación debe realizarse con carácter previo al inicio de la prestación de servicios.
En la práctica, esto significa que si un trabajador empieza el lunes a las 9:00, el alta debe estar tramitada antes de esa hora. Lo habitual y recomendable es gestionarla el viernes anterior o, como mínimo, la misma mañana antes del comienzo de la jornada.
- ¿Con cuánta antelación puede tramitarse el alta?
La Seguridad Social permite tramitar el alta con hasta 60 días naturales de antelación a la fecha de inicio prevista. Esto es especialmente útil cuando la incorporación está planificada con tiempo y se quiere evitar cualquier riesgo de olvido o imprevisto de última hora.
Tramitar el alta con antelación no genera ningún coste adicional ni modifica las obligaciones de cotización, que siguen comenzando en la fecha real de inicio de la actividad.
- ¿Qué pasa si el alta no se hace a tiempo?
Si la Inspección de Trabajo detecta que un trabajador está prestando servicios sin estar dado de alta (o con un alta tramitada con posterioridad al inicio de la actividad), la consecuencia es automática: infracción grave con sanción económica.
No es necesario que haya una inspección en el lugar de trabajo. La TGSS cruza datos con otras fuentes y puede detectar situaciones irregulares de forma proactiva. Un accidente laboral el primer día de trabajo de un empleado no dado de alta en Seguridad Social, además de la sanción, puede derivar en responsabilidades adicionales de enorme envergadura para la empresa.
Documentos necesarios para tramitar el alta
- Datos y documentación del trabajador
Para tramitar el alta correctamente se necesita la siguiente información del trabajador:
- DNI o NIE en vigor
- Número de Seguridad Social (número de afiliación, NAF): es el identificador del trabajador en el sistema de la TGSS
- Fecha de inicio de la relación laboral
- Tipo de contrato que se va a formalizar
- Jornada laboral: completa o parcial y, en este último caso, el porcentaje de jornada
- Grupo de cotización que corresponde a la categoría profesional del trabajador
- Código de ocupación según la clasificación nacional de ocupaciones
- Documentación de la empresa: el Código de Cuenta de Cotización
La empresa debe estar previamente inscrita en la TGSS y disponer de su Código de Cuenta de Cotización (CCC), que es el identificador de la empresa ante la Seguridad Social. Si la empresa va a contratar a su primer trabajador y aún no tiene CCC, debe solicitarlo antes de tramitar ningún alta.
El CCC es provincial: si la empresa tiene trabajadores en distintas provincias, puede necesitar un CCC diferente para cada una de ellas.
- El número de afiliación a la Seguridad Social: qué hacer si el trabajador no lo tiene
Si el trabajador nunca ha trabajado en España o nunca ha estado dado de alta en el sistema, es posible que no tenga número de afiliación (NAF). En ese caso, la empresa tiene la obligación de solicitarlo a la TGSS antes de tramitar el alta.
La solicitud de afiliación puede hacerse de forma simultánea al alta, pero debe gestionarse con tiempo suficiente para que no genere retrasos en la incorporación. Este es uno de los aspectos que con más frecuencia se pasa por alto cuando se contrata a trabajadores extranjeros o a personas jóvenes que nunca han trabajado antes.
Errores más frecuentes en el alta de trabajadores que generan sanción
- Tramitar el alta después de que el trabajador haya empezado
Es el error más habitual y el que más sanciones genera. Muchas empresas asumen que tienen un margen de tiempo para hacerlo, o simplemente lo postergan por falta de organización. La normativa no prevé ese margen: el alta debe ser previa, sin excepción.
- Indicar una jornada incorrecta
Registrar a un trabajador a tiempo completo cuando en realidad trabaja a tiempo parcial (o al revés) tiene consecuencias en la cotización y puede generar problemas en el momento de la extinción del contrato. La jornada debe reflejarse con exactitud desde el primer día, y cualquier modificación posterior debe comunicarse igualmente.
- Asignar un grupo de cotización incorrecto
El grupo de cotización determina las bases de cotización del trabajador y debe corresponder a su categoría profesional real. Asignar un grupo inferior al que le corresponde es una de las irregularidades más detectadas en las inspecciones de trabajo y puede generar diferencias de cotización a regularizar con recargo, además de la sanción correspondiente.
- No dar de alta al trabajador en el régimen correcto
La Seguridad Social tiene distintos regímenes: el Régimen General, el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), el Sistema Especial Agrario y otros específicos según la actividad. Encuadrar a un trabajador en el régimen equivocado (por ejemplo, tratar a un trabajador por cuenta ajena como autónomo para evitar las cotizaciones del Régimen General) es una irregularidad grave con consecuencias económicas y sancionadoras.
- Olvidar comunicar el contrato al SEPE en plazo
El alta en la Seguridad Social y la comunicación del contrato al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) son dos trámites distintos. El contrato debe comunicarse al SEPE en el plazo de 10 días hábiles desde su formalización. Olvidarlo (o hacerlo tarde) genera una infracción independiente que se suma a cualquier problema con la TGSS.
- No solicitar el número de afiliación cuando el trabajador no lo tiene
Contratar a alguien que no tiene NAF sin haberlo solicitado previamente puede retrasar el alta y provocar que el trabajador empiece sin estar registrado en el sistema. La empresa sigue siendo responsable de ese período no cubierto, con todas las consecuencias que ello implica.
¿Cuánto cuestan las sanciones por una alta mal gestionada?
El régimen sancionador en materia de Seguridad Social está regulado por la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). No dar de alta a un trabajador, o hacerlo fuera de plazo, se tipifica como infracción grave, con sanciones que pueden oscilar entre importes relevantes en su grado mínimo y cifras considerablemente superiores en los grados medio y máximo.
Los factores que determinan el grado de la sanción incluyen la negligencia o intencionalidad del empresario, el número de trabajadores afectados, el perjuicio causado y los antecedentes sancionadores de la empresa. Cuando hay varios trabajadores en situación irregular simultáneamente, las sanciones se multiplican.
A eso se añade que, si el trabajador sufre un accidente laboral mientras no está dado de alta, la empresa puede verse obligada a asumir directamente las prestaciones de la Seguridad Social que de otro modo habría cubierto el sistema, lo que puede suponer costes muy superiores a cualquier sanción administrativa.
Por qué conviene delegar la gestión de altas en una asesoría laboral
Tramitar un alta en la Seguridad Social no es un proceso complicado si se conoce el procedimiento. Pero tiene detalles que importan: el plazo es estricto, los datos deben ser exactos y cualquier error en el grupo de cotización, la jornada o el régimen de encuadramiento puede tener consecuencias que se arrastran durante toda la relación laboral.
Una asesoría laboral especializada no solo tramita el alta: revisa que todos los datos son correctos antes de enviarla, se asegura de que el contrato se comunica al SEPE en plazo, verifica que el grupo de cotización corresponde a la categoría real del trabajador y acompaña a la empresa en cualquier incidencia que pueda surgir después.
Para las empresas en Murcia, contar con ese respaldo desde el primer día de cada nueva incorporación es la forma más sencilla de asegurarse de que el proceso se hace bien y de que no hay sorpresas posteriores.
Conclusión: contratar bien empieza antes del primer día de trabajo
El alta en la Seguridad Social no es el último paso del proceso de contratación. Es el primero de los pasos con consecuencias legales inmediatas, y debe estar completado antes de que el trabajador cruce la puerta de la empresa por primera vez.
Organizarlo bien no requiere mucho tiempo. Requiere saber exactamente qué hay que hacer, tenerlo preparado con antelación y contar con el apoyo adecuado para que ningún detalle quede sin revisar.
Si tienes una empresa en Murcia y quieres gestionar tus próximas contrataciones con total seguridad jurídica, en ASELEC nos encargamos de todo el proceso: desde el alta en la Seguridad Social hasta la comunicación del contrato al SEPE, con la garantía de que cada paso se hace en plazo y sin errores.
Preguntas frecuentes sobre el alta de trabajadores en la Seguridad Social
1. ¿Qué ocurre si un trabajador empieza y todavía no se ha tramitado su alta?
Si un trabajador inicia su actividad sin haber sido dado de alta previamente en la Seguridad Social, la empresa incurre automáticamente en una infracción grave según la LISOS. No es necesario que haya una inspección en el momento: la TGSS puede detectar la irregularidad posteriormente mediante cruces de datos. Las consecuencias incluyen sanción económica y, si se produce un accidente durante ese período, la asunción directa por parte de la empresa de las prestaciones que correspondería cubrir al sistema.
2. ¿Puede el trabajador tramitar su propio alta en la Seguridad Social?
No. El alta en la Seguridad Social en el Régimen General es una obligación exclusiva del empresario. Es la empresa (o quien actúe en su nombre, como un asesor laboral autorizado) quien debe comunicar el alta a la TGSS antes del inicio de la actividad. El trabajador no puede ni debe tramitar este trámite por su cuenta en el marco de una relación laboral por cuenta ajena.
3. ¿Qué diferencia hay entre el alta en la Seguridad Social y la comunicación del contrato al SEPE?
Son dos trámites distintos con plazos y canales diferentes. El alta en la Seguridad Social debe tramitarse a través del Sistema RED de la TGSS antes de que el trabajador empiece. La comunicación del contrato al SEPE debe realizarse en los 10 días hábiles siguientes a la firma del contrato, a través del sistema Contrat@. Ambas obligaciones son independientes y el incumplimiento de cualquiera de ellas genera sanciones propias.
4. ¿Qué pasa si el trabajador no tiene número de afiliación a la Seguridad Social?
Si el trabajador no dispone de número de afiliación (NAF) (porque es su primer empleo o porque nunca ha cotizado en España) la empresa debe solicitar la afiliación a la TGSS antes de tramitar el alta. Este trámite puede hacerse de forma simultánea, pero conviene gestionarlo con antelación para evitar retrasos. La empresa es responsable de que el trabajador esté correctamente afiliado y dado de alta antes de empezar a trabajar.
5. ¿Puede sancionarse a una empresa por un alta tramitada con los datos incorrectos?
Sí. Un alta con datos erróneos (jornada incorrecta, grupo de cotización inadecuado, fecha de inicio equivocada o régimen de encuadramiento incorrecto) puede dar lugar a regularizaciones de cotización con recargo e incluso a sanciones cuando la discrepancia es relevante y reiterada. La corrección posterior no elimina automáticamente las consecuencias del error inicial, especialmente si ha habido un período de cotización con bases inferiores a las que correspondían.
