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En el mundo de los negocios, la imagen y las relaciones son fundamentales para alcanzar el éxito. Es en este contexto en el que se habla de gastos de representación, que engloban una serie de desembolsos que se llevan a cabo para fomentar o mantener relaciones comerciales que sean beneficiosas para la empresa o el autónomo.
Esto incluye regalos corporativos, comidas y cenas de negocios, eventos, y otras actividades que son necesarias para que la empresa o el profesional tengan una imagen favorable frente a los demás. Pero, ¿cómo se gestionan estas partidas a nivel contable, es posible su deducción fiscal?
Qué son los gastos de representación
Tienen tal consideración aquellos que, sin tener una relación directa con la actividad económica que lleva a cabo la empresa, se realizan para conseguir nuevos clientes o fidelizar a los actuales. Su finalidad es mejorar la imagen que esos clientes o potenciales clientes tienen del negocio. Por eso, suelen considerarse una inversión estratégica que podría englobarse dentro de las acciones de marketing.
Es un gasto de representación invitar a un cliente a comer, pero también pagarle la estancia en un hotel para que pueda asistir a un evento organizado por la empresa.
Diferencias entre los gastos de representación y los gastos de viaje
Los gastos de viaje son también habituales en las empresas y, aunque se pueden llegar a confundir con los de representación, hay que tener claro que se trata de dos conceptos diferentes.
Tal y como hemos visto, los gastos de representación tienen como objetivo crear y mantener relaciones comerciales. Por su parte, los gastos de viaje son los costes que se generan cuando un empleado se tiene que desplazar a otro lugar diferente al de su centro de trabajo habitual, para llevar a cabo sus funciones.
Los gastos de viaje incluyen partidas como el coste asociado al desplazamiento, el alojamiento y la manutención o dietas.
El gasto de representación no está vinculado directamente con la actividad económica, pero es necesario para que la misma se desarrolle con éxito. Por el contrario, el gasto de viaje sí es imprescindible para la actividad empresarial.
Lo que ocurre es que ambos gastos se pueden dar conjuntamente. Por ejemplo, si una empresa manda a un empleado de Madrid a Barcelona para asistir a una reunión y este aprovecha su estancia allí para invitar a un cliente importante a comer y reforzar así los lazos comerciales.
Cuándo se pueden deducir los gastos de representación
Los gastos de representación están limitados por ley. No pueden exceder el 1 % de los ingresos netos del negocio en el mismo año fiscal.
Este tipo de gastos son deducibles para la empresa, pero sí se cumplen una serie de condiciones o requisitos:
-La primera es que esté afecto o vinculado a la actividad económica.
La deducibilidad de los gastos, está condicionada por el principio de su correlación con los ingresos, de forma que solamente aquellos gastos respecto de los que se acredite documentalmente (no solo aportando factura y registro contable) que se han ocasionado en el ejercicio de la actividad, que estén relacionados con la obtención de los ingresos, serán deducibles, mientras que cuando no exista esa vinculación o no se probase suficientemente no podrían considerarse como fiscalmente deducibles de la actividad económica.
-La segunda es que los gastos de representación tienen que estar justificados a través de las correspondientes facturas.
Gracias a esto, los gastos son totalmente justificables ante Hacienda y no habrá mayor problema a la hora de aplicar la deducción.
No obstante, hay que tener en cuenta que los gastos de representación como una comida tienen que estar especialmente bien justificados para que la Agencia Tributaria admita la deducción. Hay que pedir factura completa que incluya el nombre de la empresa, la razón social, el NIF, los datos del proveedor, el número de la factura, la fecha y desglose de los diferentes conceptos que se han cobrado (base imponible y tipo impositivo). Además, debe hacer referencia al número de comensales y al motivo de la comida. Con esta exigencia se pretende evitar el fraude fiscal que existía en torno a las facturas de restaurantes.
Por otro lado, si se trata de un autónomo, la deducción solo es posible si se está en régimen de estimación directa del IRPF. Los autónomos por módulos no pueden deducirse este impuesto.
– La tercera condición es dejar constancia de los gastos de representación en cuenta contable.
Cómo contabilizar los gastos de representación
La Agencia Tributaria exige el asiento contable de los gastos de representación. En concreto, estos deben constar en el Grupo 6 del Plan General de Contabilidad, que hace referencia a compras y gastos de negocio.
Dentro de dicho grupo hay un subgrupo (el 62) que se refiere a servicios exteriores. Dentro de él se puede localizar la cuenta 627, donde se recogen los gastos de comida y alojamiento, y la cuenta 629 que recoge los gastos de viaje y transporte.
En definitiva, los gastos de representación en la contabilidad deben quedar recogidos en el Grupo 6, subgrupo 62, cuenta 627 y 629. Además, como vimos antes, es imprescindible conservar las facturas que justifican los gastos anotados.
Los gastos de representación son costes indirectos del negocio y, precisamente por ello, empresas y autónomos se los pueden deducir si cumplen los requisitos generales para ello. Si necesitas ayuda con estos u otros temas fiscales, estamos a tu disposición como asesoría fiscal en Murcia.
