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En muchas ocasiones, dentro de su actividad profesional, un empresario o autónomo se encuentra con la petición, por parte de un cliente, de un justificante de pago. Aunque es muy parecido a una factura, lo cierto es que existen diferencias que conviene conocer, tanto a nivel de operatividad como desde el punto de vista fiscal.
Desde Aselec Consultores, asesoría contable en Murcia, hemos preparado una guía para que resulte fácil comprender qué es exactamente un recibo de justificante de pago, cómo hay que elaborarlo y en qué circunstancia este documento es necesario dentro del día a día de cualquier proyecto empresarial.
Qué es un justificante de pago y qué información incluye
Empecemos por el principio comprendiendo qué son los justificantes de pago. Es un documento que sirve para justificar y probar que un pago ha sido realizado a cambio de un producto o servicio.
También puede hablarse de justificante de pago cuando se efectúa una transferencia o un ingreso a cuenta en el banco, en cuyo caso se hablaría de justificante de pago bancario. El usuario que hace la entrega, o el envío de dinero, recibe—bien sea de manera física o en su aplicación telefónica o e-mail— un documento que certifica que esa operación ha sido ejecutada.
De este modo, tanto el consumidor como la empresa disponen de un elemento probatorio de que este intercambio económico se ha producido en unos términos y fecha exacta, y por unos motivos concretos.
Qué información debe contener el justificante de pago
Básicamente, los mismos que podrían aparecer en una factura, con alguna que otra diferencia:
- Por un lado, se encontrará el nombre del profesional o empresa que ha recibido el dinero a cambio de un producto o servicio.
- Además, se indicará la fecha, imprescindible en caso de reclamaciones o consultas futuras.
- Es importante que se refleje el importe y el concepto que ha motivado el pago.
Diferencias entre justificante de pago y factura
Una vez revisado todo lo anterior, ¿cuáles son las diferencias más notables entre el justificante de pago y la factura? En este caso, hablamos, principalmente, de dos: el estado de realización del pago y el número de factura y otros datos extra.
Estado de realización del pago
Cuando pensamos en una factura, esta es emitida por la empresa, en la mayoría de casos, antes de que se realice el abono de efectivo.
De hecho, pueden darse escenarios en los que la factura está pendiente de pago, otros en los que se haya abonado de manera parcial y un tercer caso en el que sí que se haya procedido el intercambio económico en el momento de su expedición.
El justificante de pago, por otro lado, solo se emite cuando el intercambio de dinero se ha llevado a término.
El número de factura y otros datos extra
Uno de los datos más importantes que debe figurar en cualquier factura es su número. Este debe ser único y no repetirse, para realizar correctamente las liquidaciones trimestrales de IVA, justificar la contabilidad, etc.
El justificante de pago no exige realizar esta tarea, aunque alguno pueda llevarlo de manera opcional por una decisión de la empresa a la hora de facilitar su trabajo, ya que todos autónomos y compañías están obligados a conservar una copia de estos justificantes de cara a sus obligaciones fiscales.
Además de ello, existen otros datos, como el NIF o CIF de la empresa y del cliente, las direcciones fiscales de ambas partes, etc. que no es preciso incluir en el recibo y sí en las facturas.
Por qué son necesarios los justificantes de pago
Este documento es una prueba física y real de la realización de un pago a cambio de algo. En caso de reclamaciones por parte del cliente, se convierte en una pieza clave para demostrar que se ha acordado con la empresa una prestación de servicio o la entrega de un producto a cambio de un pago.
No obstante, el justificante de pago también se tiene como un elemento esencial a nivel interno en las empresas. Cuando los trabajadores asumen gastos dentro de su desarrollo laboral —gasolina, dietas, compras de material— el justificante de pago sirve para que el empleado lo presente a la dirección o al departamento correspondiente, y se le abone la cantidad que ha asumido en nombre de la empresa.
Estos son los principales detalles y usos del justificante de pago tanto desde la perspectiva del cliente como del de las empresas y sus trabajadores. Operar de manera correcta con ellos es esencial a la hora de afrontar reclamaciones, problemas con Hacienda o incluso la propia contabilidad de las empresas.
Si tienes alguna duda sobre este tipo de documentos o cualquier otro asunto relacionado con la fiscalidad de tu empresa, nuestros profesionales de Aselec Consultores están a tu disposición para resolver todos los interrogantes que tengas.
