Tabla de contenidos
Las facturas impagadas son uno de los problemas más habituales (y más desgastantes) en la gestión diaria de cualquier empresa. No solo afectan a la cuenta de resultados: tensionan la tesorería, condicionan la planificación de pagos, generan incertidumbre y obligan a dedicar tiempo del equipo a perseguir cobros en lugar de centrarse en el negocio. Además, cuando el deudor es otra empresa, el impago suele venir acompañado de excusas, cambios de interlocutor o discrepancias que se presentan “a posteriori”.
Por experiencia, muchas reclamaciones se complican por dos motivos: falta de método y falta de documentación. Se deja pasar el tiempo, se negocia sin dejar rastro escrito o se actúa con prisas cuando el problema ya está enquistado. En este artículo te contamos qué conviene hacer antes de iniciar acciones legales para reclamar una deuda a otra empresa, y cuáles son los errores más comunes que acaban retrasando el cobro (o poniendo en riesgo la reclamación).
Tabla de contenidos
- Por qué conviene actuar con orden ante un impago entre empresas
- Paso 1: confirmar la deuda y revisar el origen del encargo
- Paso 2: reunir la documentación que sostiene la reclamación
- Paso 3: negociar con estrategia (sin perder tu posición)
- Paso 4: requerimiento de pago: cuándo y cómo hacerlo
- ¿Cuándo tiene sentido iniciar acciones legales?
- Errores habituales que complican la reclamación
- Recomendaciones para prevenir impagos en el futuro
Por qué conviene actuar con orden ante un impago entre empresas
En las relaciones B2B (empresa a empresa) el impago suele responder a dos escenarios: retrasos por falta de liquidez o impagos por conflicto (discrepancias sobre el servicio, la entrega, el alcance del trabajo o el precio). En ambos casos, actuar por impulso rara vez funciona. El objetivo no es “presionar más”, sino presionar mejor, con un proceso escalonado y pruebas sólidas.
Aplicar un método desde el primer momento te permite:
- Evitar que la deuda se “enfríe” y se convierta en un problema crónico.
- Mantener la coherencia en el mensaje y no dar pasos contradictorios.
- Decidir con perspectiva si conviene negociar, fraccionar, requerir o reclamar.
En la práctica, muchas empresas cobran porque reclaman de forma rápida, ordenada y documentada, no porque sean más agresivas.
Paso 1: confirmar la deuda y revisar el origen del encargo
Antes de reclamar, conviene cerrar tres preguntas básicas. Parece obvio, pero evitarás errores que luego cuestan semanas.
1) ¿Quién es el deudor correcto?
Verifica que la factura está emitida a la razón social y CIF correctos, y que el domicilio y datos de contacto son válidos. Es habitual encontrar facturas emitidas a una entidad del grupo, a un nombre comercial o a una sociedad que ya no opera. Si hay dudas, revisa pedidos, emails de contratación o firmas de aceptación.
2) ¿A qué se debe exactamente?
Haz una relación clara: facturas pendientes, fechas, importes, vencimientos, pagos parciales, abonos o rectificaciones. Si ha habido incidencias o desacuerdos, conviene identificarlos desde el principio para no descubrirlos cuando el deudor “se defiende”.
3) ¿Qué condiciones se pactaron?
Revisa el presupuesto, contrato o pedido: alcance del servicio, plazos de entrega, forma de pago, penalizaciones, aceptación del cliente y cualquier cláusula relevante. Muchas reclamaciones se atascan por no tener claro qué se acordó realmente o por no poder acreditarlo.
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Paso 2: reunir la documentación que sostiene la reclamación
Una reclamación sólida se sostiene en pruebas. Antes de escalar, prepara un expediente sencillo, ordenado y completo. Te ahorrará tiempo tanto si llegas a un acuerdo como si hay que acudir a la vía judicial.
Documentos recomendables:
- Presupuesto aceptado, contrato, hoja de encargo o pedido (si existe).
- Albaranes, partes de trabajo, actas de entrega o evidencias de ejecución del servicio.
- Facturas (y rectificativas si las hay).
- Correos donde se acepte el trabajo, se confirme la entrega o se valide el importe.
- Incidencias y reclamaciones previas (si las hubo) y su resolución.
- Comunicaciones sobre pago: promesas, calendarios, justificantes o reconocimientos de deuda.
- Datos de la empresa deudora: domicilio, CIF, representante, contacto de administración.
Paso 3: negociar con estrategia (sin perder tu posición)
Negociar puede ser una buena vía si el deudor reconoce la deuda y el problema es de liquidez. Pero la negociación debe ser concreta y dejar constancia.
Cuándo suele funcionar:
- Hay relación comercial previa y quieres conservarla.
- El cliente admite el impago y propone una solución razonable.
- Se trata de un retraso, no de un conflicto sobre el servicio.
Cómo negociar para que sea útil:
- Propón dos opciones cerradas: pago inmediato (con condiciones) o calendario de pagos con fechas e importes.
Evita acuerdos difusos (“te voy pagando como pueda”). - Confirma el acuerdo por escrito, preferiblemente por email.
- Si se fracciona, documenta el compromiso: importes, vencimientos, cuenta de pago y qué ocurre si incumple (por ejemplo, vencimiento anticipado o reactivación del requerimiento).
Una mala negociación alarga el problema. Una buena negociación lo resuelve.
Paso 4: requerimiento de pago: cuándo y cómo hacerlo
Cuando no hay respuesta, se incumple un acuerdo o el deudor empieza a dar largas, el siguiente paso es un requerimiento formal. No es una “amenaza”: es una forma de dejar constancia y fijar un último plazo claro antes de valorar acciones legales.
Además, este paso ha cobrado todavía más importancia con la nueva regulación introducida por la Ley Orgánica 1/2025, ya que en el ámbito civil y mercantil, con carácter general y con las excepciones legalmente previstas, es necesario acreditar un intento previo de solución extrajudicial del conflicto (MASC) como requisito de procedibilidad antes de iniciar acciones judiciales.
Qué debe incluir un requerimiento bien hecho:
- Identificación completa de acreedor y deudor (razón social, CIF, domicilio).
- Relación de facturas: número, fecha, importe y vencimiento.
- Plazo concreto para el pago.
- Medio de pago (cuenta, referencia) y forma de justificarlo.
- Indicación de que, si no se atiende, se valorará iniciar acciones legales.
En muchos casos, el requerimiento es el punto de inflexión: o bien el deudor paga, o bien propone un calendario serio, o bien guarda silencio (y ese silencio ayuda a tomar decisiones).
¿Cuándo tiene sentido iniciar acciones legales?
No siempre merece la pena “ir a juicio” de inmediato. Lo razonable es valorar el caso con criterio: documentación, importe, solvencia del deudor y probabilidades reales de cobro. Aun así, hay señales claras de que el problema ya no se resolverá por la vía amistosa:
- El deudor deja de responder o cambia continuamente de interlocutor.
- Aparecen excusas repetidas y contradictorias.
- Se discute a posteriori un servicio o entrega que antes se aceptó.
- Se incumplen acuerdos de pago reiteradamente.
- Hay indicios de que el deudor intenta dilatar el asunto.
En ese momento, suele ser recomendable que un profesional revise el expediente para decidir la vía más adecuada y evitar pasos innecesarios.
Errores habituales que complican la reclamación
Aquí están los fallos que más se repiten en reclamaciones entre empresas:
- Esperar demasiado: El tiempo juega en contra: se pierden pruebas, se enfría la reclamación y la situación del deudor puede empeorar.
- No documentar la aceptación del trabajo: Servicios sin presupuesto aceptado, entregas sin albarán o cambios de alcance no confirmados abren la puerta a discusiones artificiales.
- Negociar sin dejar constancia escrita: Un acuerdo por teléfono, si no se confirma por email, se convierte en un “yo entendí otra cosa”.
- Aceptar fraccionamientos interminables: Fraccionar puede ser útil, pero debe ser realista, con fechas, importes y consecuencias claras si se incumple.
- Usar mensajes impulsivos o contradictorios: WhatsApp y llamadas “calientes” suelen generar pruebas confusas y tensan la relación sin aportar soluciones.
- Reclamar sin un expediente ordenado: Ir improvisando provoca retrasos y puede debilitar tu posición si el deudor decide oponerse.
Recomendaciones para prevenir impagos en el futuro
Aunque no existe el riesgo cero, hay medidas simples que reducen mucho los problemas:
- Presupuestos siempre aceptados por escrito, aunque sea por email.
- Condiciones de pago claras: vencimiento, penalizaciones o intereses, forma de facturar.
- Albaranes y entregas firmadas o evidencias de prestación del servicio.
- Control de riesgo: revisar cliente nuevo, límites de crédito y seguimiento de vencimientos.
- Protocolos internos: recordatorios de cobro antes del vencimiento y reclamación escalonada.
Una empresa que documenta bien desde el principio cobra mejor y discute menos.
