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Saber gestionar y controlar los gastos de una empresa es esencial para que la misma sea capaz de subsistir y alcanzar los objetivos que se ha marcado con su presencia en el mercado. Para poder hacer un buen tratamiento de los costes, es importante saber cuáles son los más habituales. Esto permitirá tomar decisiones sobre cómo reducirlos.
Qué gastos tiene una empresa
Los gastos mensuales de una empresa pueden variar mucho de una a otra. No es lo mismo fabricar láminas de acero que tener un negocio especializado en soporte informático. Además, los costes pueden ir variando con el paso del tiempo.
Lo que se puede hacer para realizar una adecuada gestión de gastos de una empresa es diferenciar entre los costes existentes.
Gastos fijos de una empresa
Son costes fijos aquellos a los que debe hacerse frente de forma periódica. Unos estarán ahí mes a mes y otros tendrán una periodicidad mayor. Algunos de los ejemplos más habituales de gastos fijos con los siguientes:
- Alquiler o hipoteca del establecimiento en el que se lleva a cabo la actividad.
- Suministros básicos: climatización, agua, electricidad… Es cierto que la factura puede variar de mes a mes, pero son obligaciones que hay que asumir de forma periódica y podemos calcular una media de lo que cuesta cada suministro.
- Seguros vinculados a la actividad: seguro del local, de responsabilidad civil, etc.
Cuando se trata de cómo controlar ingresos y gastos de una empresa, lo que aconsejan los expertos en asesoría fiscal es que los gastos fijos sean pocos y que su cantidad sea también la menor posible.
Gastos variables de una empresa
Los costes variables son aquellos que hay que asumir, pero no llegan de manera periódica. Dependen mucho de las circunstancias y de la actividad. Por ejemplo:
- Mantenimiento de la maquinaria.
- Aprovisionamiento de materias primas.
- Embalajes.
- Costes de personal.
Gastos directos e indirectos
Para entender mejor cuáles son los gastos de una empresa hay que diferenciar también entre los directos y los indirectos.
Los primeros guardan relación directa con la producción o la prestación del servicio. Por ejemplo, la compra de materias primas. Mientras que los segundos son necesarios para la actividad, pero no derivan directamente de esta. El ejemplo típico son los gastos de comercialización o publicidad.
Cómo controlar los ingresos y gastos de una empresa
Utilizar la tecnología más adecuada
Es esencial conocer a fondo los gastos de una empresa y estar al tanto de sus ingresos. Para ello hay que llevar la contabilidad siempre al día, algo en lo que resulta de gran ayuda la tecnología.
En un negocio pequeño puede ser suficiente con una hoja de cálculo, pero en empresas que tienen un importante volumen de entradas y salidas de dinero es mejor un software de última generación que actualice los datos de manera automática.
Analizar los datos
Para ejercer un buen control sobre cómo se usa el dinero en la empresa no basta con recopilar los datos con ayuda de la tecnología más adecuada, hay que analizar a fondo la información.
Una revisión detallada de la contabilidad puede aportar información muy interesante. Por ejemplo, detectar clientes que se están retrasando con los pagos, localizar gastos que se están disparando o incluso costes que podrían eliminarse totalmente.
Elaborar un presupuesto
Toda la información obtenida en los pasos anteriores puede ser de gran utilidad para controlar los gastos. Porque no hay mejor forma de hacerlo que a través de un presupuesto.
Documento que será mucho más efectivo si está elaborado a base de información basada en datos reales. El presupuesto sirve de guía para estar al tanto de lo que se debería ingresar y gastar. Ayuda a detectar a tiempo posibles desviaciones y a tomar decisiones que permitan ceñirse a él lo máximo posible.
Los gastos de una empresa son, en la mayoría de los casos, totalmente previsibles. Por tanto, hacer una buena gestión de los mismos no resulta demasiado complicado. El punto de partida es contar con toda la información necesaria y usar la misma para tomar decisiones estratégicas.
