Tabla de contenidos
En el artículo de hoy, tratamos un tema que recurrentemente nos preguntan nuestros clientes. «¿Durante cuánto tiempo debo conservar todas mis facturas y recibos?»
En este Blog nos henos ocupado varias veces del tema de las facturas, unas veces para aclarar su contenido y tipos o plazos, otras para hablar de las facturas electrónicas y en muchas otras ocasiones acerca de las devoluciones, deducciones, impagos, o la inclusión de distintos gastos en las facturas emitidas.
Las empresas van creciendo y con los años vamos acumulando documentación. Ha llegado el momento de hacer limpieza de papeles, ¿pero cuánto tiempo tenemos que guardar las facturas y demás documentos? Cuidado, no vayas a tirar algún documento que la Administración te pueda reclamar más adelante.
Entonces, ¿durante cuánto tiempo debo conservar todas mis facturas y recibos?
Lo que nos dice la Ley General Tributaria
La Ley General Tributaria establece en su art. 29.2d Ley 58/2003, de 17 de diciembre, la obligación de conservar la documentación de su actividad durante cuatro años, que es el plazo de prescripción de los Impuestos (art. 66 LGT) pero la Administracion puede realizar comprobaciones durante diez años (arts. Bis y 115 LGT).
El artículo 165.Uno de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor Añadido, establece que dichos documentos deberán conservarse durante el plazo de prescripción del impuesto.
A qué se refiere esto, lo explicaremos con un par de ejemplos:
Si presentas el IVA del 4º Trimestre 2019, éste no prescribe hasta el 30 de enero del 2024, ya que, aunque la obligación es de cuatro años, se refiere a cuatro años desde la última fecha en la que se podía presentar el impuesto, que en este caso es el 30 de enero de 2020.
Si hablamos de IRPF, como el plazo de presentar la renta es hasta el 30 de junio del año siguiente, si nos referimos a la renta correspondiente al ejercicio 2018, como el plazo de presentación es hasta el 30 de junio del 2019, la prescripción será el 30 de junio 2023.
Pero hay algunos matices a tener en cuenta:
– IVA sometido a regularización: Cuando las facturas recibidas o expedidas se refieran a adquisiciones por las cuales se hayan soportado cuotas del IVA cuya deducción esté sometida a un período de regularización, deberán conservarse durante su correspondiente período de regularización y los cuatro años siguientes.
– Oro de Inversión: Los empresarios o profesionales que realicen operaciones que tengan por objeto oro de inversión, deberán conservar las copias de las facturas correspondientes a dichas operaciones durante un período de cinco años.
– Inmovilizado: Las facturas de inmovilizado no podrán destruirse mientras se estén practicando amortizaciones y los cuatro años siguientes.
– Interrupciones: Cuando Hacienda interviene para revisar los impuestos o se presenta una declaración complementaria, el cómputo de los cuatro años se inicia de nuevo por interrupción de la prescripción y deberá contar cuatro años más para conservar la documentación.
– Pérdidas: Si un ejercicio tiene pérdidas, deberá conservar la documentación que las acredita durante al menos diez años.
Libros y otra documentación
El Código de Comercio en su artículo 30, obliga a conservar durante seis años (contados a partir del último asiento del ejercicio) libros y documentación que generan derechos y obligaciones de la empresa, en relación con otras personas y persiste la obligación aunque cese la actividad empresarial. A esta norma deberán atenerse, tanto los empresarios autónomos como las entidades mercantiles, una vez cesada su actividad o disuelta la sociedad.
Prevención de blanqueo de capitales
En el caso de tu empresa o negocio sea sujeto obligado por la normativa de prevención de blanqueo de capitales, te recordamos que deberás conservar por un período mínimo de 10 años, la documentación en la que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 10/2010.
Si tienes alguna duda sobre cómo proceder en este asunto, no dudes en ponerte en contacto con tu asesoría en Murcia y estaremos encantados de poder ayudarte.
ASELEC Consultores
