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Si trabajas por tu cuenta quizás te hayas preguntado cómo numerar las facturas de autónomos o empresas.
Para hacerlo correctamente es necesario seguir algunas reglas y recomendaciones de la Agencia Tributaria que vamos a ver a continuación.
Diferencias entre la serie y el número de factura
La serie suele ser la parte inicial o final del número de factura. Se utiliza para diferenciar las facturas que corresponden a diferentes actividades de la empresa.
Los números de factura no pueden ser modificados, tienen que ser correlativos y ordenados por fecha. En cambio, las series se pueden personalizar y ser alfanuméricas, es decir, cada serie puede tener un nombre escrito en letras. Así, pueden combinarse las letras de la serie con la numeración correlativa.
Cómo debes numerar tus facturas
Para llevar una numeración correcta en las facturas y evitar facturas mal emitidas, cada una de ellas debe incluir un número único del año fiscal al que pertenece. Debe ser correlativo y coherente con la fecha de emisión de la factura.
Si se va a incluir serie en la factura se añadirá al inicio, antes del número que le corresponda. Para separar la serie del número de la factura lo recomendable es utilizar caracteres especiales. Los que más se emplean habitualmente son el guion medio o bajo y la barra inclinada.
La Agencia Tributaria permite a las empresas emitir facturas con diferentes series en los siguientes casos:
- Cuando la empresa cuenta con varios establecimientos.
- Cuando se llevan a cabo actividades económicas diferentes.
- En años fiscales diferentes.
Pero, además, en algunos casos la Agencia Tributaria obliga a emitir facturas con diferentes series:
- Factura rectificativa que corrige a una anteriormente emitida.
- Cuando la factura es emitida por el destinatario o un tercero.
- Cuando se emitan facturas relativas a entregas de bienes y prestaciones de servicios en los procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa, de acuerdo con la disposición adicional quinta del reglamento del IVA. En este caso, las facturas que se emitan deben incluir una serie de numeración especial.
- Cuando se emitan facturas en las entregas de algunos productos: teléfonos móviles, consolas, plata, platino, paladio, ordenadores, portátiles y tabletas. En estos dos últimos casos solo es necesario aplicar la serie diferenciada cuando la venta realizada exceda los 10 000 euros sin incluir el IVA o cuando el destinatario de la factura es un empresario dedicado a la reventa de estos productos, cualquiera que sea el importe de la venta.
- En las facturas intragrupo. En este caso, además de una serie diferenciada, se anotarán en un libro registro diferente.
En cuanto a la numeración de las facturas en sí, no existe obligación de cambiarla cuando finalice el año fiscal y comience uno nuevo. El único requisito indispensable es la correlación de la numeración dentro de la misma serie.
Una opción bastante utilizada es la introducción del año en la combinación de caracteres de la numeración. De esa forma la otra parte de la numeración va creciendo a medida que avanza el año.
Algunas recomendaciones de la Agencia Tributaria para la numeración de las facturas:
- El juego de caracteres recomendable es 0123456789ABCDEFEGHJKLMNPQRSTUVXYZ.
- Es mejor usar letras mayúsculas en lugar de minúsculas.
- Si es necesario, incluir un solo espacio en blanco.
- Es posible introducir caracteres especiales como el guion medio o bajo, la barra inclinada normal o el punto.
- Incluir la serie al inicio, un espacio en blanco y el número de la factura.
- El texto debe estar alineado a la izquierda para evitar espacios en blanco al inicio de la numeración.
Para acertar en cómo numerar las facturas, solamente es necesario conocer algunos aspectos sobre la serie y el número de factura. La primera es personalizable y puede ser alfanumérica, mientras que el número debe ser correlativo y coherente con la fecha. La serie se utiliza para diferenciar facturas de diferentes establecimientos, actividades o años fiscales y es obligatorio utilizar series nuevas en algunos supuestos.
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