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Es probable que desde hace algún tiempo haya oído el término de “factura electrónica” o “e-factura”, pero puede que no sepa cuándo es obligatorio emitir la factura electrónica, cuáles son sus características, o cómo se generan y se envían. Su uso comienza a generalizarse y por eso abordamos las cuestiones básicas en este artículo.
Requisitos de la factura electrónica
En primer lugar, la factura electrónica es un documento que cumple los mismos requisitos formales que la tradicional factura en papel, pero que se emite y se recibe en formato electrónico. Al igual que las facturas tradicionales, deben garantizar:
- La legibilidad de su contenido. Deben ser generadas en un archivo legible para cualquier usuario, normalmente mediante el programa informático que las crea o recibe.
- La autenticidad de su origen. Deben garantizar la identidad del emisor, haciendo posible su comprobación. Es generalizado el uso de la firma electrónica para ello.
- La integridad de su contenido, para evitar posibles modificaciones.
Cabe destacar, que el uso de la factura electrónica requiere el consentimiento expreso del destinatario, aunque no se ha regulado expresamente la forma de hacerlo. No obstante, el destinatario puede en cualquier momento solicitar al emisor su recepción en papel.
Obligados a emitir la e-factura
Por el momento, están obligados a emitir y enviar la factura electrónica todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios a las Administraciones Públicas (Estatal, Autonómica y Local). No obstante, reglamentariamente cada Administración podrá regular que si las facturas no superan los 5.000 euros, estas podrán ser generadas en papel.
Cómo se generan, envían y consultan
Para crear las e-facturas, puede usar su programa informático de facturación (si ya dispone de él) adaptado a los requisitos específicos de las Administraciones Públicas o generarlas a través del programa gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo, FACTURAe.
La Administración le proporcionará los datos identificativos necesarios para poder generar la factura y para que llegue correctamente a su destino. Concretamente, deberá identificar:
- Oficina Contable.
- Órgano Gestor.
- Unidad Tramitadora.
Una vez generada la factura electrónica, se envía a través de los Puntos Generales de Entrada de Facturas Electrónicas del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales, denominado FACe, que es el equivalente a la ventanilla única. El envío se puede realizar a través de internet por el portal web de FACe o mediante el enlace de FACTURAe con FACe.
A través de FACe, además de enviar e-facturas a las Administraciones Públicas, puede consultar el estado de sus facturas.
Utilidades de las facturas electrónicas
El objeto de las facturas electrónicas es incrementar el control sobre los pagos de la Administración Pública para reducir la morosidad y mejorar la competitividad de sus proveedores. Además las e-facturas aportan más ventajas frente a las tradicionales facturas en papel, ya que se reducen los costes de impresión y envío, reducen los espacios de almacenamiento y los plazos de tramitación, pero, sobre todo, los beneficios económicos derivados de la automatización del proceso que contribuyen al desarrollo de la Sociedad de la Información.
Si desea ampliar información contacte con los asesores fiscales de Aselec, asesoría y abogados y le ayudaremos a emitir y tramitar facturas electrónicas.
Nerea Montesinos
Dpto. Contable-Fiscal
Aselec, asesoría y abogados
