Si eres un agente comercial autónomo te interesa conocer cuáles son los gastos deducibles en la declaración de la Renta y los requisitos que deben cumplir para poder hacerlo.

También nos ocupamos de los bienes que puede afectar o relacionar a tu actividad, la relación detallada de partidas de gastos deducibles y no deducibles, así como, los criterios aplicados y las características de las partidas con mayor problemática (local o vivienda, teléfono móvil, vehículo, gastos de viajes, etc.).

Guía rápida sobre la declaración de la Renta

Requisitos para que un gasto sea deducible

La normativa establece los requisitos que con carácter general deben cumplir los gastos para considerarlo fiscalmente deducible:

1. – Que estén vinculados a la actividad económica desarrollada. Es decir, que sean propios de la actividad.
2. – Que se encuentren convenientemente justificados. Es decir, que tengamos la documentación que los justifica.
3. – Que se hallen registrados contablemente en los correspondientes libros-registro.

En cuanto al primero de los requisitos, el autónomo deberá demostrar que el gasto corresponde a su actividad profesional y no a su vida particular. Como por ejemplo, en el caso de que desarrolles tu actividad en tu vivienda habitual, es necesario determinar el porcentaje de gasto que se puede afectar a la actividad y el que no, justificando los mismos mediante las facturas correspondientes y detallando cada una en el libro de gastos. Lo veremos en este artículo más adelante.

El segundo requisito establece que los gastos relacionados con la actividad deberán estar justificados con su correspondiente documento. Como los tickets o facturas simplificadas no permiten identificar el receptor, la justificación del gasto se hará complementando estos con el pago de los mismos (justificante de tarjeta de crédito, recibo bancario, transferencia, etcétera, no el pago en metálico). Las facturas completas ya identifican al destinatario, y será el documento justificativo habitual.

Ten en cuenta que el «Reglamento Veri*factu» ya está aprobado desde diciembre de 2023 y supone el envío de los registros de facturación a la sede electrónica de la Agencia Tributaria en el momento de su producción y todas las empresas y autónomos obligados, deberán adaptarse a la norma con plazo hasta el 1 de julio de 2025.

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Gastos deducibles en la actividad de un autónomo

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Gastos deducibles en la declaración de la Renta o IRPF

En este punto detallamos los gastos más habituales que debe considerar un Agente Comercial Autónomo dentro de cada una de las partidas contenidas en la declaración del IRPF:

• Consumos de explotación. En este concepto se consideran, entre otras, las adquisiciones de mercaderías, materias primas y auxiliares, envases, embalajes, etc. consumidos en el ejercicio. Esta no es una partida habitualmente con contenido en el desarrollo de la actividad de agente comercial, en tanto el Agente intermedia entre comprador y vendedor a cambio de una comisión, y por tanto no compra y distribuye productos. Los gastos de su actividad estarán contenidos principalmente en otras partidas de la declaración.
• Sueldos y salarios. En general, en esta rúbrica se incluyen los sueldos, pagas extras, dietas y asignaciones para gastos de viajes, etc. satisfechas a los trabajadores a cargo del Agente Comercial Autónomo si los hay. Como es normal, no se pueden incluir aquí remuneraciones del propio agente comercial titular de la actividad.
• Seguridad social a cargo de la empresa. En esta partida se incluye la Seguridad Social que satisface el autónomo por sus trabajadores, así como las cotizaciones satisfechas por el propio titular de la actividad económica (la cuota de autónomo).
• Otros gastos de personal. Se pueden incluir dentro de este concepto, en caso de tener personal a cargo del Agente Comercial Autónomo, los gastos de formación, las indemnizaciones satisfechas por rescisión de relaciones laborales con los trabajadores, los seguros de accidente del personal y contribuciones a planes de pensiones o a planes de previsión social empresarial. También, podemos considerar como gasto deducible aquellos que con arreglo a los “usos y costumbres” se efectúen con respecto al personal de la empresa, como por ejemplo, los obsequios, cestas de Navidad…
• Arrendamientos y cánones. Alquileres, cánones, asistencia técnica, cuotas de arrendamiento financiero (leasing) que tengan por objeto bienes muebles, bienes inmuebles o establecimientos industriales en los que desarrolle la actividad el Agente Comercial.
• Reparaciones y conservación. Se consideran gastos deducibles los gastos de conservación y reparación de los bienes al servicio de la actividad del Agente Comercial. Pero no se incluyen los gastos que supongan ampliación o mejora de dichos bienes, ya que se deducirán vía amortización.
• Servicios de profesionales independientes. Dentro de este concepto se incluyen los honorarios de profesionales como economistas, abogados, auditores, notarios, así como las comisiones de otros agentes comerciales.
• Otros servicios exteriores. Se incluyen en esta rúbrica los servicios de naturaleza diversa, por ejemplo, mensajería, primas de seguros, comisiones bancarias, gasto en publicidad y otros gastos de oficina no incluidos en otras rúbricas (suministros de electricidad, agua y telefonía).
• Tributos fiscalmente deducibles. Se comprenden los tributos y recargos no estatales, como el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI) de los inmuebles afectos a la actividad. Respecto al IAE, hay exención del impuesto, así que no hay pago que deducir. Pero no serán deducibles ni las multas y sanciones, ni los recargos de apremio ni el recargo por presentación fuera de plazo de las declaraciones-liquidaciones tributarias.
• Gastos financieros. Se incluyen en este concepto entre otros, los intereses de préstamos y créditos destinados a financiar la actividad del agente comercial, gastos de descuento de efectos, recargos por aplazamiento de pago de deudas, intereses de demora de aplazamientos tributarios.
• Pérdidas por deterioro del valor de los elementos patrimoniales. Se trata del deterioro de los créditos derivados por insolvencias de deudores siempre que se den determinadas circunstancias en el momento del devengo del IRPF (el 31 de diciembre). La deducción de estas insolvencias de clientes requiere cumplir ciertos requisitos, consulte a nuestro departamento fiscal y le ayudaremos a concretar su caso.
• Incentivos fiscales al mecenazgo. Las cantidades satisfechas o los gastos realzados a entidades sin fines lucrativos se consideran gastos deducibles cuando éstas utilizan las cantidades percibidas para realizar actividades con fines de interés general establecidos en la Ley 49/2002.
• Otros gastos fiscalmente deducibles. Además de los comentados, también podrán deducirse otros gastos que no figuren en las anteriores rúbricas, siempre que estén relacionados con la actividad del Agente Comercial, entre otros: la adquisición de libros, suscripción a revistas profesionales, gastos de asistencia a cursos, conferencias, congresos, etc. primas de seguro de enfermedad satisfechas por el contribuyente en la parte correspondiente a su propia cobertura y a la de su cónyuge e hijos menores de 25 años que convivan con él (con el límite de 500 para cada una de las personas señaladas o 1.500 euros si tiene discapacidad).
• Provisiones y otros gastos. Lo normal es que el régimen del agente comercial autónomo sea el de estimación directa “simplificada”. Podrán entonces cuantificar como provisiones deducibles y gastos de difícil justificación el porcentaje del 5% sobre el rendimiento neto positivo (la diferencia positiva entre los ingresos y los demás gastos deducibles incluidas las amortizaciones, sin que la cuantía supere los 2.000 euros anuales).
• Amortizaciones. Son los importes del deterioro de los bienes y derechos afectos a la actividad. Para los contribuyentes del método de estimación directa simplificada, las amortizaciones se calculan linealmente, en función de la tabla de amortizaciones simplificada establecida por Ley, y podrá aplicarse el beneficio fiscal de amortización acelerada. Consúltenos para calcular correctamente el importe deducible por amortización dependiendo de los bienes que tenga afectos a su actividad de agente comercial: vehículo, ordenador, teléfono móvil, dispositivos GPS, local o vivienda, etcétera.

Gastos no deducibles

No tienen la consideración de gastos deducibles, entre otras, las siguientes partidas:

• Multas, sanciones penales o administrativas, los recargos en el periodo ejecutivo o por presentación de declaraciones tributarias fuera de plazo.
• Los donativos realizados u otras liberalidades.
• Las pérdidas del juego.
• Los gastos de servicios correspondientes a operaciones realizadas con personas o entidades residentes en países o territorios calificados como paraísos fiscales.
• Las aportaciones a mutualidades de previsión social del propio empresario o profesional que den derecho a aplicar la reducción de la base imponible en el IRPF. Es decir, que los planes de pensiones del Agente Comercial no se deducen como gasto en la estimación de su rendimiento, pero sí tienen beneficio fiscal por aplicación de otro tratamiento fiscal en el IRPF.
• Gastos deducibles “especiales”

Es muy habitual entre los Agentes Comerciales autónomos que una serie de gastos generen ciertas dudas sobre su deducibilidad, debido sobre todo a su grado de “afectación a la actividad”. Vamos a profundizar en algunos de ellos.

Local u oficina del Agente Comercial.

• Si desarrolla la actividad en un local u oficina específico para ello, podrá desgravar todos los gastos asociados a ese local: alquiler, reformas, mantenimiento, luz, agua, teléfono, gastos asociados a la hipoteca o el seguro. También podrá amortizar la inversión realizada si lo hubiese comprado.
• En cambio, si tiene la oficina en casa de la cual es propietario, Desde 2018, con la reforma introducida por la Ley 6/2017, los gastos de suministros de dicha vivienda de uso mixto, tales como agua, gas, electricidad, telefonía e internet, serán deducibles en el porcentaje resultante de aplicar el  30 por ciento a la proporción existente entre los metros cuadrados de la vivienda destinados a la actividad respecto a su superficie total
  , salvo que se pruebe un porcentaje superior o inferior.
• En caso de que la vivienda sea de alquiler, el criterio es el mismo que para la vivienda en propiedad, aunque el problema que aquí suele ocurrir, es que debemos tener dos facturas diferenciadas, una para el alquiler de la oficina con IVA y retención, y otra para el alquiler para la parte de uso de vivienda, que no llevará IVA ni retención. En muchas ocasiones se suele omitir la deducción por parte del agente comercial debido a su escaso importe en relación con los problemas que se generan con el arrendador.

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Gastos deducibles por suministros y manutención

Teléfono móvil del Agente Comercial.

Será deducible el gasto de teléfono móvil que se justifique relacionado con los ingresos. Si tiene sólo una línea de móvil, será más difícil discriminar las llamadas pertenecientes a la actividad de las llamadas personales. Por tanto, puede ser aconsejable disponer de una segunda línea exclusivamente para la actividad, diferente a la de uso personal.

Vehículo del Agente Comercial y los gastos asociados al mismo.

Una diferencia importante de tratamiento para los Agentes Comerciales, más ventajosa que para otros autónomos. En los agentes comerciales se presupone afectación legal del 100% del vehículo. Por tanto, aunque utilicen el vehículo para fines personales, siempre que ese uso sea de forma accesoria y notoriamente irrelevante, dicha afectación total se continúa presumiendo.

Así, la adquisición y mantenimiento de un vehículo turismo utilizado por un agente comercial dado de alta en el epígrafe 55 de las tarifas del IAE, cuando esté afecto a la actividad profesional, podrán ser objeto de deducción en su totalidad tanto de los gastos de amortización por la adquisición como de los gastos derivados de su uso (ITV, reparaciones, combustible) siempre que estos últimos estén relacionados con el desarrollo de su actividad profesional. Los gastos de utilización (por ejemplo el Combustible) que respondan a necesidades privadas no serán deducibles.

Gastos de viajes y representación del Agente Comercial.

Podrá deducir tanto los gastos de desplazamiento en transporte público (avión, tren o taxis) en caso de no tener un vehículo afecto a la actividad, como los de estancia en hoteles y gastos de manutención (siempre y cuando se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería y se abonan utilizando cualquier medio electrónico de pago). Deberá acreditarse el carácter profesional, por lo que la realización de este tipo de gasto en fin de semana es difícil defender ante la Administración.

¿QUÉ DIETAS ESTÁN EXENTAS EN EL IRPF?

Con carácter general, serán deducibles aquellos gastos que estén correlacionados con la generación de ingresos y que por tanto estén relacionados con la actividad. Hemos tratado los más habituales, pero pueden darse muchas circunstancias particulares que requieran una opinión profesional específica.

¿Cuáles son las retenciones aplicables?

Los autónomos que realicen actividades profesionales y artísticas, no así los que se dediquen a actividades empresariales, tienen que incluir retenciones del IRPF en sus facturas. El tipo de retención, con carácter general, es del 15%. Sin embargo, los nuevos autónomos tienen derecho a aplicar una retención a sus clientes del 7% en el año en que se dan de alta en el Régimen General de Trabajadores Autónomos (Reta) de la Seguridad Social y los dos siguientes.

Las retenciones se incluirán en las facturas emitidas a otros autónomos, empresarios, a sociedades y a personas jurídicas. Nunca a particulares puesto que estos no van a comunicar la factura a Hacienda.

Si más del 70% de las facturas emitidas en el ejercicio llevan incluida la retención del IRPF, el contribuyente no tiene que presentar declaraciones trimestrales.