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La factura electrónica es, ante todo, una factura y así tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Como tal, cualquier factura emitida por un empresario o autónomo, es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.
¿Cuál es entonces la diferencia de la electrónica con la tradicional factura? Pues que la factura electrónica se expide y recibe en formato electrónico.
Si quieres saber si emites correctamente tus facturas, plazos de expedición de las facturas o cuánto tiempo debes guardarlas, puedes leerlo en los enlaces.
MEDIDAS DE IMPULSO A LAS PYME
El Anteproyecto de la Ley Crea y Crece pretende extender la obligación de expedir y remitir facturas electrónicas a todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales.
Este Anteproyecto, cuyo plazo de consulta pública finalizó el 6 de septiembre de 2021, se enmarca en el componente 13 del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia que tiene por título «Impulso a las PYME».
La Ley Crea y Crece, tiene por objeto el impulso de la creación de empresas y el fomento de su crecimiento, tanto a través de la mejora regulatoria y eliminación de obstáculos a las actividades económicas como mediante el apoyo financiero al crecimiento empresarial.
Algunas de las medidas más llamativas que se contemplan son la creación de una Sociedad de Responsabilidad Limitada con un capital social de un euro, la agilización de los trámites para su constitución, la incorporación de incentivos para el cumplimiento de los plazos de pago…
No obstante, en este artículo nos centraremos en una medida que no ha tenido tanta repercusión y que, sin embargo, reviste cierta trascendencia: la obligatoriedad de la factura electrónica entre empresarios y autónomos en sus relaciones comerciales.
Regulación actual de la Factura electrónica
La cuestión se encuentra regulada en el art. 1 de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, en cuyo apartado 1 dispone que: «la facturación electrónica en el marco de la contratación con el sector público estatal será obligatoria en los términos que se establezcan en la Ley reguladora de la contratación en el sector público y en su normativa de desarrollo«.
Así, el art. 2 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público, resulta aplicable a las facturas emitidas en el marco de las relaciones jurídicas entre proveedores de bienes y servicios y las Administraciones Públicas, entendiendo como tal a estos efectos los entes, organismos y entidades a que se refiere el artículo 3.2 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, así como las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social, en el ejercicio de su función colaboradora en la gestión de la Seguridad Social.
Es decir, están sujetas a la obligatoriedad de aceptación de facturas electrónicas por parte de la Administración:
• La Administración General del Estado, las Administraciones de las Comunidades Autónomas, las Ciudades Autónomas de Ceuta y Melilla y las Entidades que integran la Administración Local.
• Las entidades gestoras y los servicios comunes de la Seguridad Social.
• Los Organismos autónomos, las Universidades Públicas y las autoridades administrativas independientes.
• Los consorcios y otras entidades de derecho público, en las que dándose las circunstancias establecidas en el art. 3.3.d) para poder ser considerados poder adjudicador y estando vinculados a una o varias Administraciones Públicas o dependientes de las mismas, no se financien mayoritariamente con ingresos de mercado. Se entiende que se financian mayoritariamente con ingresos de mercado cuando tengan la consideración de productor de mercado de conformidad con el Sistema Europeo de Cuentas.
• Las Diputaciones Forales y las Juntas Generales de los Territorios Históricos del País Vasco en lo que respecta a su actividad de contratación.
De acuerdo con el art. 4 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, y con vigencia desde 2015, todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios a la Administración Pública podrán expedir y remitir factura electrónica. En todo caso, estarán obligadas al uso de la factura electrónica y a su presentación a través del punto general de entrada que corresponda, las entidades siguientes:
• Sociedades anónimas;
• Sociedades de responsabilidad limitada;
• Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española;
• Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español;
• Uniones Temporales de Empresas;
• Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondos de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones;
Como excepción a esta obligatoriedad, las Administraciones Públicas podrán excluir reglamentariamente de esta obligación de facturación electrónica a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros y a las emitidas por los proveedores a los servicios en el exterior de las Administraciones Públicas hasta que dichas facturas puedan satisfacer los requerimientos para su presentación a través del Punto general de entrada de facturas electrónicas, de acuerdo con la valoración del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, y los servicios en el exterior dispongan de los medios y sistemas apropiados para su recepción en dichos servicios.
De lo indicado anteriormente resulta que cuando un proveedor presenta una factura electrónica emitida en el marco de las relaciones jurídicas con una Administración Pública, si la Administración destinataria está incluida entre las obligadas a la aceptación de facturas electrónicas, deberá aceptar dicha presentación aun cuando el importe de la factura pudiera ser inferior o igual a 5.000. Es decir, en aquellas Administraciones que se hubieran acogido a esta posibilidad de exclusión reglamentaria, no es potestad de la Administración decidir si admite o no la factura electrónica sino potestad del proveedor decidir si, en estos casos, presenta o no factura electrónica.
En consecuencia, hasta ahora, los únicos empresarios y autónomos obligados a emitir una factura electrónica son aquellos que mantienen relaciones con el sector público en los términos indicados.
Regulación en caso de aprobarse el Anteproyecto: obligación de facturas electrónicas
En los últimos años se está produciendo una digitalización acelerada de la economía española, más acusada si cabe tras la pandemia del COVID-19. Esta transformación digital, tal y como reza la exposición de motivos del Anteproyecto, constituye una prioridad del Gobierno, si bien es cierto que el uso de las facturas electrónicas en España todavía no está muy extendido.
Con este objetivo, se pretende modificar la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, añadiendo un nuevo artículo 1.bis «Factura electrónica entre empresas y autónomos», en virtud del cual todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos, las cuales deberán cumplir lo dispuesto en la normativa sobre facturación.
Esta nueva obligación conlleva:
• Que los empresarios y autónomos den acceso a los programas necesarios para que los destinatarios de las facturas las puedan leer, copiar, así como descargar e imprimir la factura electrónica de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.
• Que los destinatarios de las facturas puedan consultarlas por medios electrónicos durante, al menos, los últimos cuatro años, aun cuando se haya resuelto el contrato o cuando el destinatario de las facturas haya expresado su voluntad de no recibir facturas electrónicas a partir de un determinado momento.
La Disposición Final Cuarta del Anteproyecto remite a desarrollar reglamentariamente los requisitos técnicos y de información a incluir en la factura electrónica a efectos de verificar la fecha de pago y obtener los periodos medios de pago de las empresas, incluyendo específicamente los requisitos de seguridad, control y estandarización de los dispositivos y sistemas informáticos que generen los documentos.
El incumplimiento de dichas obligaciones constituye infracción administrativa consistente en apercibimiento o multa de hasta 10.000 euros, cuya determinación y graduación se realizará conforme a los criterios establecidos en el art. 19.2 de la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza:
• Grado de culpabilidad o existencia de intencionalidad.
• Continuidad o persistencia en la conducta infractora.
• Naturaleza y cuantía de los perjuicios causados.
• Reincidencia, por comisión en el término de un año de más de una infracción de la misma naturaleza cuando así haya sido declarado por resolución firme en vía administrativa.
• Volumen de facturación del prestador responsable.
• Número de personas afectadas por la infracción.
• Gravedad del riesgo generado por la conducta.
• Acciones realizadas por el prestador encaminadas a paliar los efectos o consecuencias de la infracción.
Con la promoción del uso de la factura electrónica en operaciones entre empresas y autónomos se pretende digitalizar las relaciones empresariales, reducir costes de transacción y facilitar la transparencia en el tráfico mercantil. Se trata además de una medida clave para poder atajar de manera eficaz la morosidad en las operaciones comerciales.
Subvenciones para la implantación de la factura electrónica
Dado el coste que la implantación de este nuevo sistema supone, para apoyar esta medida en la Agenda Digital 2025 y en el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia se han propuesto programas de subvenciones que permitirán la adquisición e implantación masiva de soluciones de digitalización, en particular el Programa Digital Toolkit dotado con más de 3.000 millones de euros en subvenciones.
A través de un diagnóstico previo del nivel de madurez digital, las empresas podrán identificar sus necesidades de digitalización, entre ellas la de adopción de la factura electrónica, obteniendo una subvención para emplear en la contratación en el mercado de productos o servicios de facturación electrónica y asegurar su implantación efectiva.
Para poder acceder a estas subvenciones se incluye un nuevo requisito mediante la modificación del art. 13 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, que introduce un nuevo apartado 3.bis, según el cual no podrán obtener la condición de beneficiario las empresas que incumplan los plazos de pago, circunstancia que se acreditará de conformidad con lo previsto en el art. 26 del Real Decreto 887/2006, de 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, esto es, mediante la presentación de declaración responsable ante el órgano concedente de la subvención.
Vigencia de la factura electrónica
La Disposición Final Quinta del Anteproyecto regula su entrada en vigor. En lo relativo a la facturación electrónica, se concede un mayor periodo de tiempo a las empresas de menor tamaño para la adaptación a esta nueva obligación. Así, podemos distinguir dos plazos distintos en función del importe de facturación:
• Empresas y autónomos cuya facturación anual sea superior a 8 años: al año de su publicación en el BOE.
• Resto de empresas y autónomos: a los 3 años de la citada publicación en el BOE.
El despliegue del mencionado Digital Toolkit permitirá a las empresas de menor tamaño tener un periodo de transición para adaptarse y contar con el apoyo necesario habida cuenta de que el proceso de digitalización de la factura puede conllevar un mayor esfuerzo para las mismas. Por tanto, resulta lógico que las empresas de menor tamaño cuenten con un periodo transitorio de 3 años para la implementación de la factura electrónica obligatoria, mientras que las grandes empresas, con mayor músculo financiero, encaren la transición en una primera etapa conforme a lo indicado en la Disposición Final quinta.
En conclusión, este Anteproyecto impulsa la adopción generalizada de la factura electrónica mediante la modificación de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, ampliando la obligación de expedir y remitir facturas electrónicas a todas las empresas y autónomos
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